Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzi obowiązkowe e-fakturowanie B2B w Polsce etapami, startując od 1 lutego 2026 roku. Ten artykuł kompleksowo omawia kluczowe aspekty KSeF: od terminów wdrożenia dla różnych grup podatników, przez proces wystawiania, odbierania i korygowania e-faktur, po zarządzanie dostępem i procedury awaryjne. Poznaj również korzyści płynące z nowego systemu oraz potencjalne sankcje za niedostosowanie się do nowych regulacji.
Spis treści
Kogo i od kiedy będzie obowiązywał KSeF?
Jeśli zastanawiasz się, KSeF co to jest i na czym polega — to centralny, państwowy system wymiany ustrukturyzowanych e-faktur (FA(2)), w którym dokument wystawiasz w ERP, wysyłasz przez API do KSeF, a po nadaniu numeru KSeF i znacznika czasu uznaje się go za wystawiony i doręczony kontrahentowi. Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w systemie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nastąpi etapami. Pierwszy etap rusza 1 lutego 2026 roku i obejmuje największe podmioty – przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych. Pozostali podatnicy, w tym mikroprzedsiębiorcy i jednostki samorządu terytorialnego (JST), dołączą do systemu dwa miesiące później, czyli 1 kwietnia 2026 roku. KSeF dotyczy wyłącznie transakcji biznesowych (B2B). Poza zakresem obowiązkowego systemu pozostają faktury konsumenckie (B2C) oraz faktury VAT RR dla rolników ryczałtowych. Harmonogram przewiduje okres przejściowy, który umożliwi firmom spokojne dostosowanie się do nowych regulacji prawnych.
Jak działa proces wystawiania i odbierania e-faktur w systemie?
Proces e-fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) rozpoczyna się od wygenerowania przez sprzedawcę dokumentu w formacie XML. Aby plik został przyjęty, musi być w pełni zgodny ze schemą FA(2). Po przesłaniu system automatycznie weryfikuje poprawność strukturalną. Pomyślna weryfikacja skutkuje nadaniem unikalnego numeru KSeF oraz wystawieniem Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Kluczowe są daty: dzień wysłania faktury do KSeF jest datą wystawienia, natomiast moment nadania numeru referencyjnego jest równoznaczny z datą doręczenia kupującemu.
W praktyce możesz pracować dwiema ścieżkami: przez integrację API w ERP albo przez aplikacja podatnika w KSeF (webowy interfejs Ministerstwa Finansów). Ta druga opcja pozwala ręcznie wystawiać i przeglądać faktury, pobierać wizualizacje/PDF, sprawdzać statusy, zarządzać uprawnieniami (role, pełnomocnictwa, ZAW-FA), generować i wygaszać tokeny integracyjne, a także udostępniać odbiorcy dane do pobrania (np. kod/QR). System obsługuje różnorodne typy dokumentów:
- faktury standardowe,
- faktury zaliczkowe,
- faktury rozliczeniowe,
- procedurę VAT marża,
- samofakturowanie.
Każda transakcja fakturowana w ten sposób wymaga podania kluczowych danych identyfikacyjnych – NIP lub PESEL – a także odpowiednich kodów GTU, jeśli wymagają tego obowiązujące przepisy.
Jak uzyskać dostęp do KSeF i zarządzać uprawnieniami?
Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), konieczne jest uwierzytelnienie. Osoby fizyczne (w tym prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą) używają Profilu Zaufanego (PZ) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podmioty prawne logują się za pomocą kwalifikowanej pieczęci. Niezbędne jest również wygenerowanie tokenu autoryzacyjnego – jest to kluczowe rozwiązanie zwłaszcza przy integracji z systemami ERP.
Jeśli przedsiębiorstwo nie dysponuje pieczęcią, musi zgłosić pierwszą uprawnioną osobę. W tym celu należy złożyć formularz ZAW-FA bezpośrednio w urzędzie skarbowym. Po pomyślnym zalogowaniu, zarządzanie dostępem odbywa się już w samym KSeF. Za pomocą Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) można łatwo nadać dostęp pracownikom lub biurom rachunkowym.
Jak korygować faktury w Krajowym Systemie e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza żelazną zasadę: raz zaakceptowanej e-faktury nie można ani anulować, ani edytować. Wszelkie pomyłki koryguje się wyłącznie poprzez wystawienie nowej faktury korygującej. Taki dokument, podobnie jak pierwotna e-faktura, musi być w formacie XML. Aby zapewnić prawidłową identyfikację transakcji, obowiązkowo zawiera on unikalny numer KSeF dokumentu, do którego się odnosi – to powiązanie jest kluczowe. Wprowadzenie KSeF w obrocie B2B znacząco upraszcza proces, ponieważ eliminuje konieczność wystawiania not korygujących przez nabywcę. Odpowiedzialność za wszelkie korekty (dotyczące zarówno kwot, jak i danych formalnych) spoczywa wyłącznie na sprzedawcy, który przesyła poprawiony dokument bezpośrednio do systemu.
Co zrobić w przypadku awarii systemu lub braku dostępu do internetu?
W przypadku kłopotów technicznych w KSeF obowiązują dwie główne procedury: tryb offline i tryb awaryjny. Tryb offline uruchamia się, gdy brakuje dostępu do sieci. Podatnik wystawia dokument poza KSeF i dostarcza go nabywcy. Dokument ten musi zostać wprowadzony do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Tryb awaryjny jest aktywowany wyłącznie po oficjalnym ogłoszeniu usterki przez Ministerstwo Finansów. W tym scenariuszu termin na przesłanie faktur do KSeF jest dłuższy i wynosi siedem dni roboczych od momentu ustania problemu. Wszystkie dokumenty wystawione poza standardowym trybem online wymagają specjalnego oznakowania. Obowiązkowy kod QR umożliwia szybką weryfikację ich autentyczności.
Jakie są korzyści i sankcje związane z wprowadzeniem KSeF?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) znacząco wspiera przedsiębiorców. Kluczową zaletą jest skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Ponadto odpada obowiązek przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) na wezwanie urzędu. System gwarantuje również automatyczną archiwizację i bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów przez całą dekadę. Należy jednak pamiętać, że ustawa VAT nakłada też nowe obowiązki i potencjalne sankcje. Kary finansowe za brak wystawienia e-faktury w KSeF zaczną obowiązywać już od 1 stycznia 2027 roku. Zmieniają się również zasady transakcji z mechanizmem podzielonej płatności (MPP), które od teraz obligatoryjnie wymagają podania numeru KSeF bezpośrednio w tytule przelewu.